1 Offert och betalningsvillkor
1.1 Debitering: Offerten gäller endast för angivet datumet och uppgett antal gäster. Offerten gäller i 10 dagar. Minimidebitering för Etaget är 40 000 kr och Stora salen 100 000 kr.
Offerten inkluderar 2 möten (planeringsmöte & slutmöte), därefter tas 450kr/timme.
1.2 Exklusivitet: För exklusivitet i hela huset tillkommer kostnad enligt ök.
1.3 Godkännande av offert: Offerten inkuderande bokningsregler skall godkännas skriftligen av angiven beställare via e-post till kundansvarig.
1.4 Bokningsavgift: Vid godkännande av offert faktureras 10% av offererat belopp. Bokningsavgiften bekräftar bokningen. Avgiften dras av från slutfakturan.
1.5 Förskottsbetalning: 60 dagar innan arrangemanget faktureras 50% av resterande offererat belopp. Avgiften dras från slutfakturan.
1.6 Slutfaktura: Efter genomfört arrangemang skickas slutfakturan. Eventuella anmärkningar ska göras inom 8 dagar.
1.7 Externa tjänster: Vid förmedling och bokning av externa varor, tjänster och hyrgods tillkommer ett påslag på 20% på kostnaden för dessa varor, tjänster och hyrgods.
1.8 Betalningsvillkor: Samtliga fakturor skickas till beställarens e-post som angivits i offerten om inget annat önskas. Ingen fakturaavgift tillkommer. Om inget annat överenskommits gäller betalningsvillkor 14 dagar på alla fakturor. Winterviken förbehåller sig rätten att kräva betalning i förskott på försekommen anledning, exempelvis stora förseningar vid tidigare betalningar.
1.9 Avbokning: Bokningsavgift och förskottsbetalning återbetalas ej oavsett när avbokning sker. Avbokas hela arrangemanget mindre än 14 dagar från bokat datum debiteras hela det offererade beloppet.
1.10 Antal gäster: Exakt antal gäster, kostavvikelser och övrig mat till artister, värdinnor och tekniker meddelas skriftligt 14 dagar innan arrangemanget och ligger till grund för debitering. Extra beställningar av mat och dryck på plats tillgodoses i den mån möjlighet finns. Beställningen
ska göras till ansvarig hovmästare på plats och kommer att debiteras kund.
1.11 Provsmakning: Provsmakning av meny inför arrangemang ingår ej. Upplagningskostnad, ordinarie menypris per person samt serveringsavgift och kostnader för eventuell dryck debiteras kund.
1.12 Övrigt: Om inget annat är överenskommet gäller SHR:s allmänna villkor för konferenser och övriga arrangemang.
2 Möbler, dukning, belysning och teknik
2.1 Möbler, dukning och dekor: Winterviken dukar med vitt linne på runda bord (150 cm i diameter). Vi har klädda, stoppade klaffstolar. Hyra av övriga möbler så som rektangulära bord, ståbord och loungemöbler debiteras kund.
På borden och i fönstren ställer vi vita blockljus. Bordsdekor (ex. blommor, placeringskort och menykort)och utplacering av denna ingår ej. Detta sker enligt överenskommelse med ansvarig hovmästare.
Marschaller ingår vid entrén.
2.2 Belysning: Allmänbelysningen består av takskenor med spotlights, belysning av takbjälkar samt tolv golvkannor med olika färgval som lyser upp väggarna.
2.3 Teknik: Ljudanläggning för tal och bakgrundsmusik med en trådlös mikrofon finns i Stora Salen. I övrigt tillkommer kostad för hyra av all teknik så som scener, scenljus, DJ-anläggning, projektor och filmduk.
2.4 Tillgänglig el: Stora salen – 63 ampere, Etaget – 16 ampere.
3 Allmänna regler och information för gäster
3.1 Garderob: Obevakad och onumrerad garderob, för vilket Winterviken inte tar något ansvar för, ingår i serveringsavgiften. Bevakad garderob inkl garderobssystem debiteras kund.
3.2 Toaletter: Fyra toaletter finns tillgängliga på plan 2 samt tre toaletter finns tillgängliga på plan 1 varav en handikapptoalett. Toaletterna är gemensamma för samtliga sällskap i huset. Observera att toaletterna på plan 1 även är till för caféets gäster ons. – sön 11.00-16.00.
3.3 Serveringstillstånd: Förtäring av mat och dryck utomhus är tillåten fram till 22.00 enligt Wintervikens serveringstillstånd.
Gällande övriga regler kring serveringstillstånd hänvisar Winterviken till alkohollagen.
Rökning är ej tillåtet inomhus.
3.4 Parkering: Ett fåtal platser som tillhör Winterviken finns framför huset. Personalparkeringen får endast användas av Wintervikens egen personal. En allmän parkering finns i närheten.
3.5 Gäster med funktionshinder: Parkering, hiss och toalett för gäster med funktionshinder finns tillgängligt.
4 Regler, rutiner och säkerhet
4.1 Följande skall meddelas skriftligt via e-post till kundansvarig på Winterviken senast 14 dagar innan arrangemanget och återbekräftas med ett skriftligt godkännande via e-post:
4.1.1 Kontaktuppgifter till respektive ansvarig för teknik och riggning samt andra underleverantörer.
4.1.2 Teknikspecifikation och skiss över placering av scener, ljud, ljus och övrig teknik.
4.1.3 Rigg- och körschema med tider för leveranser, hämtningar, upp- och nerrigg, genrep, soundcheck, förtäring för personal och arrangemangets upplägg.
4.2 Brandsäkerhet:
4.2.1 All form av eld och rök är helt förbjudet i samtliga lokaler, detta gäller även kall rök från rökmaskiner och dylikt.
4.2.2 För eld och rök utanför lokalerna krävs godkännande av Winterviken.
4.2.3 Nödutgångar och elskåp får ej blockeras. Detta gäller även under upp- och nerrigg.
4.2.4 Nödutgången längst ner i Stora Salen skall hållas helt fri för att möjliggöra enkel utrymning för 400 pers.
4.2.5 Branddörrar inne i lokalerna får inte ställas upp. Dessa ska kunna stängas automatiskt vid eventuellt brandlarm, detta gäller Wintervikens alla gråa innerdörrar.
4.3 Regler/ regelbrott:
4.3.1 Teknikansvarig skall finnas på plats både under upp- och nerrigg samt under arrangemangets genomförande. Denna person ska stämma av med ansvarig kontaktperson på plats efter avslutat nerrigg.
4.3.2 Alla monteringar och fästanordningar för teknik och dekor skall godkännas av kontaktperson på Winterviken och återställas efter slutfört arrangemang.
4.3.3 Kunden ansvarar för att medfört material såsom dekor, emballage, lastpallar mm tas bort omgående efter genomfört arrangemang. Om inte debiteras kund för extra sophämtning.
4.3.4 Användning av skylift är förbjudet. Vi rekommenderar byggställning.
4.3.5 Golvhissen (lyftbordet) i Stora Salen får endast användas av personer som fått instruktioner av kontaktperson på Winterviken.
Personer får ej medfölja i hissen, den är endast till för gods. Kostnader för lagning av golvhissen pga. felaktigt användande kommer att debiteras kund.
4.3.6 Förvaring av material så som teknikboxar innan, under och efter arrangemanget skall ske på utsatt plats enligt överenskommelse med kontaktperson på Winterviken.
4.3.7 Onsdagar – söndagar mellan 11.00 och 16.00 har Wintervikens Café öppet. Vänligen respektera våra gäster!
4.3.8 Kostnader som orsakas Winterviken genom att kunden inte efterlever de i offerten angivna villkoren kommer att debiteras kunden.
Kunden skall även stå för kostnader avseende ändringar i tidigare godkända dokument så som teknikspecifikation, teknikskiss, rigg- och körschema. Kunden svarar både för egen och för eventuella underleverantörers skuld.
Kunden ansvarar för att förmedla Wintervikens regler och rutiner till samtliga underleverantörer och att dessa följs.
4.3.9 Force majeure – Winterviken fritar sig från skyldighet att fullgöra sin del av avtalet och från skyldighet att erlägga skadestånd om dess åtaganden inte alls eller endast till onormalt hög kostnad kan fullgöras pga. pga krig, upplopp, myndighets åtgärd eller underlåtenhet, nytillkommen eller ändrad lagstiftning, konflikt på arbetsmarknaden, blockad, brand, översvämning, explosion, knapphet på transportmedel, varor eller energi, olyckshändelse av större omfattning samt fel i eller försening av leverans från underleverantör orsakad av sådan befriande omständighet.