Bokningsregler

1. Offert och betalningsvilkor

1.1 Debitering: Offerten gäller endast för angivet datumet och uppgett antal gäster.
Offerten gäller i 14 dagar om inget annat är överenskommet.

1.2  Minimidebitering för Etaget: 40 000 kr ex moms.
För Stora salen: 100 000 kr ex moms.
Kostnad för exklusivitet tillkommer.

1.3  Vid godkännande av offert faktureras 10% av offererat belop – 14 dagars förfallotid.  Betalning av bokningsavgiften bekräftar bokningen. Avgiften dras av från slutfakturan.
60 dagar innan arrangemanget faktureras 50% av resterande offererat belopp – 30 dagars förfallotid. Avgiften dras av från slutfakturan. Winterviken förbehåller sig rätten att eventuellt skicka hela bokningens värde som förskott.

Efter genomfört arrangemang skickas slutfakturan – 30 dagars förfallotid. Samtliga fakturor skickas till beställarens e-post som angivits i offerten om inget annat önskas. Eventuella anmärkningar ska göras inom 8 dagar. Bokningsavgift och förskottsbetalning återbetalas ej oavsett när avbokning sker.

1.4  Avbeställning: En beställning gäller för angivet antal deltagare. Avbeställning för bokat arrangemang skall göras skriftligen.

Vid avbeställning senare än 90 dagar före ankomstdatum deiteras 75 % av värdet på beställningen.
Avbokas hela arrangemanget mindre än 60 dagar före ankomstdatum debiteras 100 % av värdet på beställningen.

Justering med maximalt 10 % av bokat deltagarantal kan ske fram till 14 dagar före ankomstdatum utan avgift för avbeställt antal.

1.5  Antal gäster, menyval, kostavvikelser och övrig mat till artister, värdinnor och tekniker meddelas skriftligt 14 dagar innan arrangemanget och ligger till grund för debitering. Endast en meny bokas för hela sällskapet.  Om detta ej sker förbehåller sig WV rätten att själva sätta meny, dryck och utförande på arrangemanget.

1.6  Extra beställningar av mat och dryck på plats tillgodoses i den mån möjlighet finns. Beställningen ska göras till ansvarig hovmästare på plats och debiteras kund.

1.7  Provsmakning av vald meny inför arrangemang ingår ej. Observera att upplagningskostnad för en meny debiteras med en fast avgift på 5 000 kr ex moms.Meny och dryckespris tillkommer.

1.8 Vid förmedling och bokning av externa varor, tjänster och hyrgods tillkommer ett påslag/förmedlingskostnad på 20 %  av dess värde.

 

2. Möbler, dukning, belysning och teknik

2.1 Möbler, dukning och dekor: Winterviken dukar med vitt linne på runda bord (150 cm i diameter).Vi har stoppade stolar med stolsöverdrag.

2.2 Hyra av övriga möbler så som rektangulära bord, ståbord och loungemöbler debiteras kund.

2.3 På borden och i fönstren ställer vi vita blockljus. Bordsdekor (tex blommor, placeringskort och menykort)och utplacering av denna ingår ej.

2.4 Marschaller och vedkorg ingår vid entrén under vinterhalvåret (och om vädret tillåter).

2.5 Belysning: Allmänbelysningen består av takskenor med spotlights, belysning av takbjälkar.

2.6 Teknik: Kostnad tillkommer för hyra av all teknik såsom scener, scenljus, DJ-anläggning, projektor och filmduk.

 

3. Allmänna regler och information för gäster                                         

3.1 Alkohol – Egen medhavd förtäring och alkohol är förbjuden. Vi har serveringstillstånd utomhus till 23.00 och inomhus till senast 03.00.

3.1.1 Vid köp av Bjudbarer ingår max 5 enheter per gäst. Alkoholfria alternativ ingår alltid.

3.1.2 Winterviken serverar inte märkbart berusade gäster eller personer under 18 år – samma regler som för all form av restaurangverksamhet med alkoholtillstånd.

3.2 Obevakad och onumrerad garderob ingår. Bevakad garderob inkl garderobssystem debiteras kund.

3.3 Vi har 4 st toaletter på övervåningen och 3 st på nedervåningen.

3.4 Gäster med funktionshinder: Parkering, hiss och toalett för gäster med funktionshinder finns tillgängligt.


4. Regler, rutiner och säkerhet

Följande skall meddelas via e-post till kundansvarig på Winterviken senast 14 dagar innan arrangemanget och återbekräftas från Winterviken.          

4.1 Kontaktuppgifter till respektive ansvarig för teknik och riggning samt andra underleverantörer.

4.2 Teknikspecifikation och skiss över placering av scener, ljud, ljus och övrig teknik.

4.3 Rigg- och körschema med tider för leveranser, hämtningar, upp- och nedrigg, genrep, soundcheck, förtäring för personal och arrangemangets upplägg.

Brandsäkerhet:                                                                                                                                             

4.4 All form av eld och rök är helt förbjudet i samtliga lokaler, detta gäller även kall rök från rökmaskiner, kolsyreis och dylikt.

4.5 För eld och rök utanför lokalerna krävs godkännande av Winterviken och erforderligt tillstånd från polisen.

4.6 Nödutgångar och elskåp får ej blockeras, måste vara helt fria för eventuell utrymning. Detta gäller även under upp- och nedrigg. I Stora Salen krävs fri brandgång, 120 cm från nödutgång till nödutgång.

4.7 Branddörrar får ej blockeras. Dessa ska kunna stängas automatiskt vid eventuellt brandlarm, detta gäller Wintervikens alla grå innerdörrar.

 

5. Regler/ regelbrott

5.1 Teknikansvarig skall finnas på plats både under upp- och nerrigg samt under arrangemangets genomförande.

5.1.1 Kundens teknikansvarige skall ha löpande kontakt och stämma av med Wintervikens ansvarige och få ett godkännande efter avslutat nedrigg.

5.1.2 Alla monteringar och fästanordningar för teknik och dekor skall godkännas av kontaktperson på Winterviken och återställas efter slutfört arrangemang.

5.2 Kunden ansvarar för att medfört material såsom dekor, emballage, lastpallar mm tas bort omgående efter genomfört arrangemang. Om inte debiteras kund för extra sophämtning.

5.2.1 Användning av skylift är förbjudet. Vi rekommenderar byggställning eller pelarlift.

5.2.2 Golvhissen (lyftbordet) i Stora Salen får endast köras av ansvarig på Winterviken. Personer får ej medfölja i hissen, den är endast till för gods. Kostnader för lagning av golvhissen pga. felaktigt användande kommer att debiteras kund.

5.3  Förvaring av material så som teknikboxar innan, under och efter arrangemanget skall ske på
utsatt plats enligt överenskommelse med kontaktperson på Winterviken.

5.4  Wintervikens Café har öppet alla dagar 11.00-16.00, året runt. Vänligen respektera Caféts gäster.

5.5 Kostnader som orsakas Winterviken genom att kunden inte efterlever de i offerten angivna villkoren kommer att debiteras kunden.

5.5.1 Kunden skall även stå för kostnader avseende ändringar  i tidigare godkända dokument
så som teknikspecifikation, teknikskiss, rigg- och körschema.

5.5.2Kunden svarar både för egen och för eventuella underleverantörers skuld.

5.5.3 Kunden ansvarar för att förmedla Wintervikens regler och rutiner till samtliga underleverantörer och att dessa följs.

5.6 Force majeure – Winterviken fritar sig från skyldighet att fullgöra sin del av avtalet och från skyldighet att erlägga skadestånd om dess åtaganden inte alls eller endast till onormalt hög kostnad kan fullgöras pga krig, upplopp, myndighets åtgärd eller underlåtenhet, nytillkommen eller ändrad lagstiftning, konflikt på arbetsmarknaden, blockad, brand, översvämning, explosion, knapphet på transportmedel, varor eller energi, olyckshändelse av större omfattning samt fel i eller försening av leverans från underleverantör orsakad av sådan befriande omständighet.

 

6. Övrigt

Ovanstående regler och rutiner är Wintervikens särskilda bokningsregler. I övrigt gäller Visitas allmänna villkor för konferenser och övriga arrangemang.